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企业如何面对套装软件客制化的需求
文章发布人:来自行业动态 
 
文章发布时间:2005/9/6 
 
  采用软件包是加速企业计算机化的最佳选择﹐因为选择软件包可以省略漫长的系统开发过程。以一个完整MRP架构或制造成本系统的开发程序来说﹐最少必须耗时在一年半以上的时间才可开发一套完整的整合系统。因此寻找架构及管理理念相符的软件包来导入﹐以加速企业计算机化的推动﹐就变成一个重要的课题。而对于企业需求与软件间差异性的部份﹐就应该进行修改与否的分析与决策。当分析后﹐难免有些是必须调整软件包的功能或流程的﹐我们称这此调整需求是「软件包客制化的需求」。在进行客制化需求修改决策时有许多因素及限制条件﹐企业体应事先了解。本文的目的在介绍企业面临客制化需求时﹐应有的五项基本认识及态度。
 
一、   确定修改的需求
 
  软件包要能迅速有效的导入﹐应由企业高阶主管及软件公司专业辅导人员成立项目小组﹐进行导入的规划﹐其中最重要的一项工作即是「经对软件包系统流程及企业本身现行制度的差异」﹐且针对差异部份进行「调整」﹐所谓的调整可分为两个方向来处理﹐一为配合软件包设计理念及管理架构﹐调整企业目前的作业方式来就软件包所提供的功能﹐另一为依据企业现况而修改程序来满足需求。这些差异于系统导入之初应由项目小组成员﹐就软件包提供的功能范围逐一的分析﹐并做成差异分析表﹐差异做得越详实﹐将来导入时所发生的阻碍将会越少。

   《差异分析表》

  在进行差异分析时﹐还是必须提醒您﹐针对差异部份最好能屏除个人的主观意识﹐站在管理稽核的角度﹐重新思考修改的方向。如果软件管理架构及程序比现行管理制度好﹐或者只是站在不同的角度看着同样的管理重点﹐这种差异根本不算是差异﹐企业体可将其视为改善来看。如果坚持现行作业模式或者完全遵照操作者的习性来修改﹐那恐怕能会将软件包全部翻写﹐如此就失去选择软件包的目的及意义了。
 
二、   修改的分类
  在进行比对分析后﹐对常发生的差异基本上可分为六类﹐这六类乃软件包在设计时﹐功能较难全面涵盖所有产业特性者﹐六项分类如下:
   《分析表》

  企业在比对差异时﹐可将差异部份归属于以上六类﹐并填入分析表上﹐以便作为修改时机的衡量参考。
 
三、   修改的时机
  一般而言除非公司完全没有管理制度﹐或者为了能让系统能快速上线而不去正视差异的部份﹐否则比对结果有所差异是在所难免的。但是如果针对每一项差异都必须于上线之初完成系统的修改﹐那恐怕就将延误了上线的时程。尤其有些差异部份乃企业在未能全盘了解软件功能下所提出的﹐这些差异有可能在系统上线过程或上线后会慢慢的消失﹐所以我们建议企业针对修改的调整应分三阶段来进行。
 
第一阶段:上线前必须完成的修改
  这个阶段的修改原则为「不修改根本无法使用而致影响系统上线」者﹐因为没有修改系统很可能上不了线﹐或内部管理可能因系统的上线还必须花费许多管理手法或成本来弥补或监控者﹐这种修改就务必提前在上线前完成。如修改分类中的A、B两类。
 
第二阶段:上线后三个月内完成的修改
  此种修改的需求明确﹐软件亦提供了类似的解决方案﹐但是与企业现行方式有所出入﹐可以接受软件的管制流程﹐但如果能修改成企业现行制度会对计算机化的推动更加顺利﹐如修改分类中的C、D两类。其实C、D两类可以由企业决策者决定归属的阶段﹐如果觉得报表一定要与现行相同﹐那可能在第一阶段就必须修改。如果决策者觉得﹐报表排列方式位置稍微调整多一个少一个字段不会影响管理机制﹐他可能会保留于第三阶段﹐甚至不修改了。
 
第三阶段:上线后的调整
  E类修改的需求往往独立于原软件包功能的涵盖范围﹐所以将E类的修改归属于这个阶段主要的原因是要纾解系统导入之初的人力负荷﹐且让企业管理者及软件公司的辅导人员在更加了解双方的需求及立场下﹐能更有效的针对需求进行分析﹐协助需求的规划及决策。
关于F类的需求﹐一般来自人的因素较多﹐其实那是一种个人习性的问题﹐习惯是可以靠时间来养成的。所以时间一久﹐这些操作的差异将慢慢的消失﹐当然如果操作真的相当不便﹐还是应进行规划修改。
 
  在这里还要提醒企业主管的是﹐您所拟出来的差异部份必须定期的检视(REVIEW)。因为这些差异可能因为计算机化过程的时空背景、人、物及地点不断的变迁而更改﹐所以高阶主管定期会议进行修改调整﹐是势在必行。
 
四、   修改的方式
  关于系统修改部份的费用﹐一般并不涵盖于软件款项中﹐所以修改费用的支出是企业计算机化中必须考量的。一般软件修改的成本约在每小时1500元到3000元间。所以企业在拟定软件修改计划时﹐亦应同时考虑预算的因素。当然如果修改的幅度相当大﹐其实企业可以考量与软件公司进行技术移转﹐由企业自行培养技术人员﹐来进行修改及系统的维护﹐以降低修改的成本并提高自立更生的能力。
 
五、   企业面对修改的心态
  最后我们必须谈一谈企业主管面对程序修改后所面临的问题及应有的认识。
 
1.       面临系统无法享有版本更新的权益
  「版本更新」是软件公司为提升产品功能所提供的一项产品服务。不过它有一项限制条件﹐即是它只提供标准程序的更新。如果系统已经进行大幅的修改(包含档案结构及数据处理程序)﹐那就无法执行。如果又要大量修改系统﹐又要享有版本更新的功能﹐则企业对于这些增修的功能在版本更新时可能就必须额外花费人力及成本来进行再次的个案调整。
 
2.       增修的程序必须额外进行保固及维护
  对于增修的程序就如同个案设计般﹐这些程序的维护必须交付专人进行处理﹐如果修改幅度小则可委由软件公司来进行﹐当然软件公司就会要求酌收维护费用﹐如果修改幅度太大﹐那企业最好必须另聘专职MIS人员进行管理及维护。
 
3.    修改程序的支持将大打折扣
  软件公司对于软件包的支持能力应该是全员的﹐以鼎新的产品来说﹐除一般行政人员无法回答客户的问题外﹐全产品线的顾问师、业务、服务人员及程序设计师﹐对于标准产品的功能均能朗朗上口﹐所以当客户发生问题时﹐可以在最短的时间内替企业解决问题。
 
  但是对于个案修改的程序就无法提供相同的支持﹐小幅的修改是可以查阅修改文件后进行服务﹐但大幅的修改﹐就可能必须找到双方规划人员进行问题了解与处理﹐所以软件公司的支持能力将大打折扣﹐当然此类的修改如果秉持着软件产品开发的流程来进行﹐保留所有过程及技术文件﹐则维护虽然辛苦但基本上仍能克服。
 
  以鼎新87年度新增两百多家多人版客户来分析﹐90%以上的客户均有个案修改的需求﹐这些修改的幅度一般不高﹐60%以上大部份局限于报表格式的调整﹐当然亦有少数的客户增修的幅度相当的大。由此观之﹐似乎客制化的修改对企业计算机化来说已是在所难免不争的事实。面对修改的需求﹐企业除了于决策软件过程中更加审慎的评估外﹐选择一家有制度化的计算机公司亦是一种保障。以上就企业面临软件客制化修改应有的认识做一简单的说明﹐希望能协助企业体在进行修改决策时有所助益。

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